고객을 왜 한 곳에 모으나

조작 방법이 아니라 부동산이지가 왜 이렇게 생겼는지를 설명하는 문서입니다. "왜 같은 고객을 두 번 등록하면 안 되지?" 하는 의문이 드셨다면 여기에 답이 있습니다.

고객 정보가 흩어져 있습니다

한 분의 고객인데 정보가 이렇게 나뉘어 있습니다.

• 핸드폰 연락처 — 이름과 번호
• 장부와 메모 — 무슨 이야기를 나눴는지
• 의뢰 기록 — 뭘 찾고 계신지
• 계약서 — 주소와 주민등록번호

같은 사람인데 네 군데에 따로 적혀 있고, 서로 연결되어 있지 않습니다.

그래서 이런 일이 생깁니다

• 3개월 전에 통화한 손님인데 무슨 이야기를 했는지 기억이 안 납니다
• 계약서를 쓰려는데 주소를 또 여쭤봐야 합니다
• 매도인으로 만났던 분이 나중에 매수인으로 오셨는데 연결이 안 됩니다
• 직원이 받은 전화를 나는 모릅니다
• 만기가 다가오는데 누구에게 연락해야 하는지 찾아야 합니다

정보가 없어서가 아닙니다. 있는데 흩어져 있어서 못 쓰는 것입니다.

부동산이지의 답

핸드폰과 장부에 흩어져 있던 모든 고객 정보를 부동산이지 하나로 통합하고, 이것이 의뢰와 계약서 작성에도 그대로 연결되어 쓰이도록 만들었습니다.

한 번 등록된 고객은 이렇게 이어집니다.

                    ┌─ 상담일지 (무슨 이야기를 했나)
                    ├─ 통화 내역 (언제 통화했나)
        고객 ───────┼─ 의뢰 (뭘 찾고 계신가)
       (한 번만     ├─ 연관 부동산 (어느 물건과 엮여 있나)
        등록)       ├─ 일정 (언제 만나기로 했나)
                    └─ 계약 (어떤 계약을 했나)

그래서 딱 하나의 규칙이 생깁니다

한 고객은 한 번만 등록하세요

같은 분을 두 번 등록하면 위 연결이 둘로 쪼개집니다. 상담일지는 이쪽에, 계약은 저쪽에 붙어서 어느 쪽을 봐도 반쪽만 보입니다.

이미 등록된 분인지 먼저 검색해 보시고, 있으면 고객 목록에서 추가로 불러 쓰세요.

그래서 화면이 이렇게 생겼습니다

화면에서	왜 그런가
계약서 당사자에 고객 목록에서 추가가 있습니다	이미 등록된 고객을 불러 써야 연결이 유지됩니다
임시추가(고객관리불가) 라는 이름이 붙어 있습니다	이걸로 넣으면 이 계약에만 저장되고 다른 곳과 연동되지 않는다는 경고입니다
대장·등기를 떼면 소유자가 자동으로 기록됩니다	고객 등록의 출발점을 만들어 주는 것입니다
고객 일괄 등록이 있습니다	핸드폰 연락처를 통째로 옮겨오라는 뜻입니다
부동산이지 앱은 통화·문자 관리만 합니다	현장에서 들어온 연락을 놓치지 않고 고객에 붙이기 위한 것입니다
고객에 타부동산 여부 체크가 있습니다	먼저 연락하면 안 되는 분을 구분하기 위해서입니다

처음 시작하실 때

가장 효과가 빠른 순서입니다.

1. 고객 일괄 등록으로 핸드폰 연락처를 한 번에 올립니다
2. 올라온 고객을 매도/임대/매수/임차로 분류합니다
3. 그다음부터는 새로 만나는 분만 그때그때 등록합니다

처음 한 번이 번거롭지, 그다음부터는 오히려 일이 줄어듭니다.

관련 문서

• 왜 대장이 먼저인가 — 설계의 첫 번째 축
• 아파트 매매계약서 쓰기 — 당사자를 고객 목록에서 불러오는 부분